¿Qué CRM debo elegir? Consejos para elegir la solución adecuada para tu negocio

¿Qué CRM debo elegir? La agilidad es clave para las ventas y puede poner a su negocio por delante de la competencia. Y los software CRM más ágiles hoy en día tienden a ser basadas en SaaS o en la nube y pueden adaptarse tanto a las necesidades de las pequeñas empresas como a las de las grandes empresas. Es por eso que estas soluciones son a menudo muy variadas. Es fácil sentirse desbordado con tantas opciones: básicas o complejas, generales o verticales, modulares o integrales, independientes o integradas, en la nube o en las instalaciones o híbridas, gratuitas o de pago.

Pero mientras que las grandes empresas tienen sus equipos de tecnología y agencias de consultoría para guiarles a la hora de comprar un CRM adecuado, las pequeñas y medianas empresas a menudo se quedan sólo con la intuición para encontrar la mejor solución. Esta post tiene como objetivo ayudarle a resolver ese punto débil.

Definición de CRM

C-R-M son las siglas de Customer Relationship Management. ¿Qué es CRM? En su definición más simple, un sistema CRM permite a las empresas gestionar las relaciones comerciales y los datos e información asociados con ellas.

Con CRM, puede almacenar información de contacto de clientes y prospectos, cuentas, prospectos y oportunidades de ventas en una ubicación central, idealmente en la nube para que muchos puedan acceder a la información en tiempo real.

Al igual que las plataformas de redes sociales ubicuas como Facebook y Twitter, un sistema CRM está construido de manera similar alrededor de las personas y las relaciones. Y es exactamente por eso que puede ser tan valioso para un negocio de rápido crecimiento.

Le ayudaremos a decidir el mejor CRM para su negocio, ayudándole a evaluar:

  • Cuáles son sus objetivos de CRM
  • Cuáles son las características del software CRM que más necesita
  • Qué otras características de software CRM debería tener en cuenta
  • Qué soluciones puede intentar poner en marcha en su CRM

Al final de este artículo, usted tendrá una idea más clara de sus necesidades que apuntará su viaje de compra de productos en la dirección correcta.

Invertir en software CRM es una de las decisiones estratégicas más importantes que se pueden tomar. No es fácil (y aconsejable) cambiar de plataforma a mitad de camino, por lo que es fundamental hacerlo bien por primera vez.

Irónicamente, el primer paso para encontrar el CRM correcto no es mirar a la plataforma, sino a sus procesos de ventas. ¿Están preparados para la automatización y optimización de CRM? Esto le asegura que está buscando funciones que su equipo utilizará y sólo necesitará.

Por lo tanto, pregúntese primero si necesita un software CRM.

¿Necesito comprar un software CRM?

Incluso antes de empezar a buscar los diferentes software de CRM, debe evaluar sus necesidades en primer lugar. Así que vamos a ser claros acerca de sus necesidades, pregúntese, ¿tengo yo alguno de estos problemas?

  • Largo ciclo de ventas
  • Los clientes necesitan tiempo para decidir sobre su oferta
  • Los clientes interactúan regularmente con sus empleados en diferentes canales
  • Es difícil la gestión de clientes
  • Los datos se están saliendo de control
  • Visibilidad limitada en el rendimiento de sus representantes

Si responde afirmativamente a alguna o todas estas preguntas, necesita un software CRM.

Aunque todas las soluciones de software CRM aspiran a ayudarle a obtener más prospectos y más conversiones, difieren en cómo logran esto. Es la forma en que en el software CRM que usted necesita para mirar de cerca.

  • ¿Cómo me ayudan las características?
  • ¿Cómo afecta el precio a mi presupuesto?
  • ¿Cómo se adapta su implementación a mis capacidades?
  • ¿Cómo se integra con mis otros sistemas?

Al hacer estas preguntas, estará viendo el software CRM desde su propia perspectiva y no basará su investigación sólo en las capacidades de los proveedores. Este es el primer paso para responder a la pregunta de qué CRM debo elegir sabiamente.

Para profundizar en su perspectiva, trate de imaginar los siguientes escenarios….

¿Cómo está configurado su proceso de ventas?

Muchas soluciones CRM se empaquetan según el tamaño de la empresa para adaptarse a la configuración del proceso de ventas de sus clientes. Por ejemplo, existen algunas soluciones CRM ideales para pequeñas empresas, mientras que otras son sistemas CRM empresariales diseñados para grandes organizaciones.

Por lo tanto, tenga en cuenta si usted tiene un proceso de ventas simple o complejo, como disuasivo a ser influenciado por características impresionantes que usted no necesita. Usted puede hacer estas preguntas:

  • ¿Sus flujos de trabajo de ventas son simples o complicados?
  • ¿Cómo se integran las ventas con los equipos de marketing u otros equipos?
  • ¿Los representantes de ventas le informan directamente o forman parte de varios equipos de ventas, cada uno con su estructura jerárquica?

También notará que algunas soluciones como HubSpot CRM se adaptan tanto a las necesidades de las pequeñas empresas como a las de las empresas. Por lo tanto, es importante que analice los próximos años y evalúe cómo evolucionará su proceso de ventas. Su solución CRM debe crecer con usted.

Por ejemplo, puede empezar con HubSpot CRM sólo para organizar sus contactos, pero en un año puede que desee adaptarlo para crear un canal de ventas completo. A medida que sus datos se acumulan, es posible que desee crear segmentos personales y lanzar campañas y agregar más análisis para medir el ROI. HubSpot le permitirá hacer todas esas cosas, pero puede que no sea el caso con cada CRM, así que preste atención a sus planes futuros.

Comida para llevar:

  • Si usted tiene un proceso de ventas simple, vaya a CRM para pequeñas empresas.
  • Si tiene un proceso de ventas complejo, vaya a CRM empresarial.
  • En muchos casos, es mejor invertir en una solución escalable como HubSpot CRM, que se adapta a sus necesidades a medida que su negocio crece.

Consejo: Para iniciar rápidamente la búsqueda de productos, puede consultar nuestra guía detallada de los 15 mejores CRM. Es una buena inversión para construir su pila de crecimiento de CRM y preparar sus datos para el futuro a medida que su negocio se expande.

¿Cuáles son las características prioritarias del CRM que necesito?

Una vez que haya averiguado por qué su proceso de ventas está desactivado, se aclarará qué funciones de CRM necesitará. Una gran empresa puede optar fácilmente por una solución de extremo a extremo, pero una empresa incipiente o en crecimiento tiene que trazar una delgada línea entre funcionalidad y presupuesto. Aquí es donde tus prioridades entran en juego. Muchas soluciones CRM se adaptan a las capacidades de su conjunto de funciones.

Funciones CRM imprescindibles para pequeñas empresas

Incluso si tiene un pequeño equipo de ventas, se recomienda que empiece con el pie derecho. Esto significa organizar los datos de los clientes, tener un canal de ventas claro, conocer los detalles de sus ofertas y automatizar las tareas básicas. Esto le ayudará a lograr un pronóstico de ventas preciso y a cerrar más negocios. Estos son los elementos esenciales que necesitará en el software CRM:

Gestión de contactos

Organiza los datos de sus clientes, al menos, los coloca en una base de datos centralizada. Por lo general, el plan básico comienza con un límite en el número de registros y usuarios y el filtrado básico.

Canal de ventas

El CRM es todo acerca de la visibilidad de sus ofertas. Entre sus funciones básicas, el pipeline de ventas le ayuda a ver el valor de las operaciones, dónde se encuentran en la etapa de ventas y quién está manejando cada operación.

Tratos

Le permite introducir datos como valor, contactos, estado y responsable.

Automatización

Algunas de las automatizaciones básicas que necesita incluyen herramientas para realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes, programar el seguimiento del correo electrónico, registrar las actividades de los representantes y sincronizar los registros.

Alertas y notificaciones

También necesitará la capacidad de establecer reglas para alertas, como para llamadas o correos electrónicos de seguimiento, citas y tareas.

Integración básica

Como mínimo, el CRM debería permitirle adjuntar archivos, sincronizarse con correos electrónicos populares como Gmail y Outlook, importar/exportar formatos de archivo estándar y acceder a redes sociales populares para menciones de marca y perfiles públicos.

Funciones CRM útiles para empresas más grandes

Si usted es una gran empresa, necesitará características más sofisticadas, pero eso significa planes premium. En general, los planes de CRM más altos ofrecen herramientas más sofisticadas y también vienen con un mayor límite de datos y un mayor acceso de los usuarios. Por ejemplo:

Gestión de contactos

Búsqueda inteligente, automatización que incluye la entrada instantánea en el campo, asociación con datos relevantes, actualizaciones en tiempo real y segmentación de clientes.

Canal de ventas

Características avanzadas como probabilidad de tasas de cierre, personalización, múltiples tuberías

Plantillas de correo electrónico

Plantillas listas para usar para una variedad de cartas de ventas.

Gestión de documentos

Un gestor de archivos integrado que centraliza los documentos de ventas para clasificarlos, compartirlos y acceder a ellos rápidamente.

Centro de llamadas

Teléfono integrado que le permite realizar llamadas directamente desde la interfaz CRM.

Informando

Informes personalizados, más opciones gráficas para visualizar datos, pronósticos de ventas

Análisis

Herramientas más potentes para cortar los datos en dados

Características de marketing integradas

Información de prospectos, puntuación predictiva de prospectos, formularios web, páginas de destino e integración de campañas.

Consejo: Asegúrese de que el conjunto de funciones de CRM coincida con el tamaño de su operación de ventas. Por lo general, esto significa que las nuevas empresas y las pequeñas empresas se suscriben al plan básico y sólo pasan a planes más altos cuando sus necesidades crecen. Sin embargo, no importa cuán pequeño sea su equipo de ventas, lo mejor es comenzar con características básicas para optimizar los beneficios de CRM.

¿Cuáles son las otras características útiles que puedo necesitar en un CRM?

Aunque usted escoja las características clave del CRM, también debe tener en cuenta sus otros aspectos. Estos incluyen facilidad de uso, integración, soporte y precios. Todo esto tendrá un impacto en el ROI de su CRM.
Facilidad de uso

Esto asegura que el CRM será realmente utilizado por sus representantes de ventas, y puede averiguar rápidamente si la plataforma es intuitiva comprobando estos puntos de referencia:

  • El panel es limpio y fácil para los ojos
  • Las herramientas son accesibles desde casi cualquier lugar del sistema
  • Puede personalizar el CRM para sus flujos de trabajo
  • Sólo necesita unos pocos clics para habilitar una herramienta
  • Muchos procesos pueden ser automatizados
  • Herramienta de ayuda inteligente que puede predecir lo que necesita
  • Muchos tutoriales en vídeo

Mayor integración

La mayoría de las soluciones CRM funcionan sin problemas con las aplicaciones empresariales y de productividad más populares. Estos incluyen el almacenamiento en la nube, el cliente de correo electrónico y la gestión de documentos. Pero no todas las soluciones CRM tienen las siguientes integraciones extensivas, así que preste mucha atención a estas cuando sean aplicables a sus necesidades:

  • Medios sociales para menciones de marca y perfiles públicos
  • Mesa de ayuda para consultas de clientes
  • Automatización de marketing para campañas y clientes potenciales
  • ERP para la sincronización de datos de ventas a través de otros procesos de negocio
  • API para una personalización más profunda

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Soporte

Esto indica la fiabilidad del proveedor. Existe la idea equivocada de que cuantos más canales de soporte tenga el proveedor, mejor. No siempre es así.

Para empezar, si la solución CRM es intuitiva, tendrá poca necesidad de soporte. Por lo tanto, el soporte multicanal puede no ser un factor decisivo. Sin embargo, lo que se necesita a nivel básico es una sólida base de conocimientos de las mejores prácticas. Considere la posibilidad de que un proveedor con una base de conocimientos activa y robusta como la comunidad HubSpot comparta las mejores prácticas y consejos. Esto le da una capa de seguridad de que el proveedor es confiable y está en contacto con su base de usuarios, además, por supuesto, usted puede aprender de las experiencias de otros usuarios.
Determinación de precios

Sin duda, la fijación de precios es un factor importante a la hora de buscar software CRM, pero no debería ser el factor decisivo. Su negocio no se construye sobre cuánto ahorra, sino sobre cuánto gana. Por lo tanto, es mejor evaluar el software CRM en función del retorno de la inversión, en concreto, el que ofrezca la mejor relación calidad-precio. Para el CRM en la nube, tenga en cuenta su situación a la hora de decidir los precios.

  • Plan mensual: Si el flujo de caja es ajustado, un plan mensual puede ser apropiado. Esto asegura que su presupuesto no se alargue demasiado.
  • Plan anual: Si puede permitirse pagar por adelantado, este plan le recompensa con ahorros significativos.
  • Gratis: Si tiene poco dinero en efectivo o no está dispuesto a comprometerse, pero desea que su equipo de ventas se ponga al día en CRM. Las aplicaciones gratuitas también son una buena práctica para evaluar cómo CRM puede funcionar para usted.
¿Qué CRM debo elegir? Consejos para elegir la solución adecuada para tu negocio
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